E-Bordro

E-Bordro Nedir?
E-bordro, çalışanların maaş ve diğer özlük haklarına ilişkin bilgilerin dijital ortamda düzenlendiği ve iletildiği bir sistemdir. Geleneksel kağıt bordro yerine, e-bordro sistemi, bordro bilgilerini dijital olarak düzenler ve güvenli bir şekilde çalışanlara iletilmesini sağlar. E-bordro, işverenin çalışanlarının maaş, sigorta primleri, gelir vergisi kesintileri gibi bilgileri içeren bordroları dijital ortamda oluşturmasını, saklamasını ve göndermesini sağlar.

E-bordro, hem işverenler hem de çalışanlar için birçok avantaj sunar. Türkiye’de, e-bordro kullanımı 1 Temmuz 2020 tarihi itibariyle, belirli bir gelir seviyesinin üzerindeki tüm şirketler için zorunlu hale gelmiştir. Bu yasal düzenleme, bordro işlemlerinin dijitalleştirilmesiyle hem güvenliği artırmayı hem de iş süreçlerini hızlandırmayı hedeflemektedir.

E-Bordro Nasıl Çalışır?
E-bordro sistemi, yasal gerekliliklere uygun şekilde çalışan maaş bordrosu, sigorta primleri, vergi kesintileri ve diğer ödeme bilgilerini dijital ortamda hazırlar. Süreç, genel olarak şu şekilde işler:

Veri Girişi
İşveren, her çalışan için maaş bilgilerini, sosyal güvenlik primlerini, gelir vergisi kesintilerini ve diğer ödeme bilgilerini e-bordro yazılımına girer. Bu bilgiler, genellikle İnsan Kaynakları yazılımı veya Muhasebe yazılımı aracılığıyla toplanır.

Bordro Oluşturma
Gerekli tüm veriler toplandıktan sonra, yazılım üzerinden e-bordro oluşturulur. Bu bordroda, maaş, yan haklar, vergi kesintileri, sigorta primleri gibi tüm bilgiler düzenli ve detaylı bir şekilde gösterilir.

Dijital İmza ve Zaman Damgası
E-bordro, yasal geçerliliğe sahip olması için dijital imza ve zaman damgası ile imzalanmalıdır. Dijital imza, bordronun güvenliğini sağlar ve işverenin imzasını temin eder. Zaman damgası ise, bordronun hangi tarihte oluşturulduğunu belirtir.

E-Posta veya E-İleti ile Gönderim
E-bordro, işveren tarafından dijital olarak oluşturulup, çalışanlara e-posta veya güvenli bir sistem aracılığıyla gönderilir. Çalışanlar, bordrolarına çevrimiçi ortamda erişebilirler.

Arşivleme ve Saklama
E-bordro, dijital ortamda saklanabilir ve her bordro için belirli bir süre arşivlenmesi gerekir. Bu arşivleme işlemi, belgenin güvenli bir şekilde saklanmasını sağlar ve gerektiğinde denetim için kullanılabilir.

E-Bordro’nun Yasal Zorunlulukları
Türkiye’de e-bordro kullanımı belirli düzenlemelere ve yasal zorunluluklara tabidir. Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) tarafından belirlenen kurallar çerçevesinde, e-bordro, özellikle aşağıdaki noktalarla uyumlu olmalıdır:

Zorunluluk
1 Temmuz 2020 itibariyle, büyük işletmeler ve kapsamlı vergi mükellefleri için e-bordro kullanımı zorunlu hale gelmiştir. Bu düzenleme, çalışan sayısının belirli bir seviyenin üzerinde olduğu işletmeleri kapsamaktadır. 2024 itibariyle, bütün işletmeler için e-bordro kullanımı yaygınlaşmıştır.

Dijital İmza
E-bordronun geçerli olabilmesi için, bordro üzerinde bir dijital imza bulunması gerekmektedir. Dijital imza, bordronun yasal geçerliliğini sağlar ve işverenin onayını temin eder.

Veri Güvenliği
E-bordro, kişisel veri güvenliği açısından önemlidir. Çalışanların maaş, sigorta primleri gibi özel bilgiler dijital ortamda saklandığı için, bu verilerin korunması zorunludur. E-bordro verileri, şifreleme ve gizlilik ilkelerine uygun olarak saklanmalı ve yalnızca yetkili kişiler tarafından erişilmelidir.

Yasal Arşivleme Süresi
E-bordro, kağıt bordro ile aynı şekilde 5 yıl boyunca saklanmalıdır. Elektronik ortamda saklanan e-bordrolar, denetimler ve yasal talepler için erişilebilir olmalıdır.

E-Bordro’nun Avantajları
E-bordro sisteminin hem işverenlere hem de çalışanlara sağladığı bir dizi avantaj vardır:

Kağıt ve Fiziksel Depolama Tasarrufu
E-bordro, kağıt kullanımını ortadan kaldırarak çevre dostu bir alternatif sunar. Ayrıca, fiziki bordroların saklanması için gerekli olan arşivleme alanı ve bakım maliyetlerinden tasarruf sağlar.

Hızlı ve Kolay Erişim
Çalışanlar, e-bordrolarına dijital ortamda hızlı ve kolay bir şekilde ulaşabilirler. İhtiyaç duyduklarında geçmiş bordrolarına da erişim sağlayabilirler. Bu, bordro yönetimini çok daha verimli hale getirir.

Zaman ve Maliyet Tasarrufu
E-bordro, bordro hazırlama, dağıtma ve arşivleme süreçlerini hızlandırır. İşverenler, bordro hazırlama işlemlerini otomatikleştirerek zaman ve maliyet tasarrufu sağlar.

Hukuki Geçerlilik ve Güvenlik
E-bordro, dijital imza ve zaman damgası ile hukuki geçerlilik kazanır. Ayrıca, şifreleme teknikleri kullanılarak çalışanların kişisel bilgileri korunur, böylece güvenlik artar.

İzlenebilirlik ve Denetim Kolaylığı
E-bordro sisteminde yapılan işlemler dijital olarak kaydedildiği için, bordro oluşturulma ve dağıtım süreçleri izlenebilir hale gelir. Ayrıca, gerektiğinde denetim amacıyla bordroların geçmişine kolayca ulaşılabilir.

Yasal Düzenlemelere Uyum
E-bordro sistemi, Gelir İdaresi Başkanlığı'nın (GİB) ve Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (KVKK) gibi yasal düzenlemelere uyumlu olarak çalışır. Bu, işverenlerin yasal gereklilikleri yerine getirmesini sağlar.

E-Bordro Hizmeti Sağlayıcıları
E-bordro sistemini sağlamak için birçok yazılım ve platform bulunmaktadır. İşletmeler, kendi iç sistemlerine uygun bir e-bordro sağlayıcısı seçebilirler. Türkiye’de popüler e-bordro hizmet sağlayıcıları arasında İşkur, Logo, Paraşüt, Mikro Yazılım gibi şirketler bulunmaktadır. Bu yazılımlar, işverenlerin bordro işlemlerini kolaylaştırmak için çeşitli özellikler sunar.

E-Bordro Kullanımında Dikkat Edilmesi Gerekenler
Veri Güvenliği
Çalışan maaşları ve diğer özlük hakları gibi kişisel veriler oldukça hassas bilgilerdir. E-bordro sisteminin güvenliğini sağlamak için güçlü şifreleme yöntemleri ve güvenli iletişim protokollerinin kullanılması gereklidir. Ayrıca, sadece yetkilendirilmiş kişiler tarafından erişim sağlanmalıdır.

Dijital İmza
E-bordronun geçerli olabilmesi için, dijital imza kullanılması zorunludur. İmza sağlayıcıları, dijital imzanın doğru ve güvenli bir şekilde uygulanmasını sağlamak için önemlidir. Ayrıca, zaman damgası eklemek, bordronun geçerliliğini kanıtlamak açısından faydalıdır.

Yasal Düzenlemelere Uyum
E-bordro kullanımı, yasal düzenlemelere tamamen uyumlu olmalıdır. Bu nedenle, kullanılan yazılımın veya hizmetin güncel düzenlemelere uygun olduğundan emin olunmalıdır. Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) tarafından yayınlanan e-bordro standartlarına ve gerekliliklerine dikkat edilmelidir.

Sonuç
E-bordro, dijitalleşen iş dünyasında işverenler için büyük kolaylıklar sağlar. Hem iş gücü yönetimini hızlandırır hem de güvenliği artırır. Çalışanlar için de şeffaflık, erişilebilirlik ve güvenlik açısından birçok fayda sağlar. E-bordro kullanımının zorunlu hale gelmesiyle birlikte, işletmelerin yasal düzenlemelere uyum sağlamak için dijitalleşme süreçlerine hız vermesi gerekmektedir.